Transparente Überwachung von Unternehmensprozessen
Einrichtung eines globalen Service-Desk-Systems bei der KWS Saat SE
DiALOG-Award Preisträger 2019
Quelle: Bewerbungsunterlagen der KWS Saat SE für den DiALOG-Award 2019
Veröffenlicht in: DiALOG - DAS MAGAZIN FÜR ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT | 2020
Bereits 2012 wollte die KWS Saat SE ihr Service-Management in den internationalen Tochterunternehmen mithilfe von zwei Anbietern vereinfachen und verbessern. Die neu eingesetzte IT-Leitung im Unternehmen bemerkte 2017 jedoch, dass die ursprünglich ausgewählte Lösung die gewünschten Anforderungen nicht erfüllen kann. Ihre Leistung war unzureichend, die Prozessabbildung und Integration neuer Funktionen gestaltete sich aufwendig. Die zukünftigen Anwender und internationalen Tochtergesellschaften sowie Partner des Unternehmens konnten das System nicht nutzen. Zudem empfanden selbst erfahrene IT-Experten die Nutzeroberflächen des Systems als äußerst komplex. Somit wurde das Projekt auf Eis gelegt und die neuen Anforderungen noch einmal bewertet.
Projektleiter Roland Hampel erklärt: „Es hat sich gezeigt, dass uns die ursprünglich ausgewählten Produkte nicht das leistungsstarke, flexible und globale Service-Management liefern würden, das wir benötigten. Deshalb führten wir offene Gespräche darüber, mit welchen Technologien wir unsere Ziele erreichen konnten. Da wir in der Vergangenheit bereits erfolgreich mit Matrix42 Empirum gearbeitet hatten, wurde uns schnell klar, dass wir mit Service-Desk von wertvollen Synergien profitieren konnten. Und als wir die Vor- und Nachteile der anderen Lösungen abgewogen hatten, fiel uns die Entscheidung leicht.“
Das Projekt wurde mit Matrix42 Service Management umgesetzt und durch den Partner Mod IT Services GmbH während der gesamten Zeit betreut. Als oberste Priorität galt die Einrichtung eines globalen Service-Desk-Systems. Damit sollte sichergestellt werden, dass alle internationalen Tochtergesellschaften und Provider der KWS auf das gleiche System zugreifen können. Ab dem Zeitpunkt, an welchem die Entscheidung für eine Lösung gefallen war, begann gleichzeitig der Planungsprozess für das Projekt. So kam es dazu, dass innerhalb von sechs Monaten eine komplette Lösung für KWS Saat SE implementiert wurde. In diesen besagten sechs Monaten wurden alle notwendigen Schnittstellen implementiert und die nötigen Anwendungen sowie Schulungen von über 4.500 Nutzern und 25 Providern realisiert.
Roland Hampel führt aus: „Wir verfolgten eine dynamische Implementierungsstrategie in jedem unserer vier regionalen Service-Zentren. Der Reihe nach wurden Infrastruktur, Stammdaten, Service-Definition und -Mapping sowie Startvorbereitungen umgesetzt. Der gesamte Implementierungsprozess dauerte jedes Mal nur vier Wochen.“
Einheitliche Daten
„Jetzt haben wir unsere eigenen Daten im Griff“, so Hampel. „Dank der Standardisierung und Automatisierung von Prozessen profitieren wir von der nötigen Transparenz zur Überwachung aller Vorgänge und der entsprechenden Berichterstellung. Somit können wir Verbesserungsmöglichkeiten problemlos identifizieren. Gleichzeitig vereinfacht die Lösung die Nutzung und den Zugriff für alle Mitarbeiter – nicht nur für IT-affine Mitarbeiter.“
"Jetzt haben wir unsere eigenen Daten im Griff. Dank der Standardisierung und Automatisierung von Prozessen profitieren wir von der nötigen Transparenz zur Überwachung aller Vorgänge und der entsprechenden Berichterstellung."
Roland Hampel, IT Process Expert bei der KWS Saat SE
Mithilfe einer Microsoft-API implementiert KWS Saat SE eine KI-basierte Ticket-Übersetzungslösung, mit der Nutzer, in ihrer eigenen Sprache Service-Requests übermitteln können und auch auf ihrer Sprache Antworten erhalten, während zentrale Administratoren auf Englisch arbeiten können. Diese Funktionen steigern die Produktivität von Nutzern ebenso wie die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit durch die Nutzung des gleichen Systems weltweit.
Abschließend lässt sich sagen, dass es bei einem immer größer werdenden Unternehmen wichtig ist, eine hohe Transparenz und Nutzerfreundlichkeit zu fördern. Für die Userakzeptanz investierte die KWS SAAT SE in 2018 auch in weitere Funktionen für ihre Lösung. Dadurch sollen die Integrations- und Analysefunktionen für Daten noch weiter verbessert werden, um in Zukunft die Entscheidungsfindung innerhalb des Unternehmens noch weiter zu optimieren. Da unsere Mitarbeiter der größte Kommunikationstreiber sind, entspricht es der Unternehmenskultur, sie in allen Prozessen zu integrieren.
Im Jahr 1856 legte der Ackerbauer Matthias Christian Rabbethge den Grundstein für ein familiengeprägtes landwirtschaftliches Unternehmen. Seitdem steht KWS für Tradition, Bodenhaftung so wie Weltoffenheit und internationales Wachstum. Heutzutage ist KWS Saat SE ein globales Unternehmen das unter anderem Kernmärkte in Deutschland, Europa, Nord- und Südamerika und China hat. Im Geschäftsjahr 2016/17 verzeichnete die SE einen Nettoumsatz von 1.080 Millionen Euro und zählt damit zu den weltweit führenden Saatgutherstellern. Das Pflanzenzüchtungsunternehmen ist seit etwa 160 Jahren unabhängig tätig. Zu seinen Hauptzielen zählt die Bereitstellung effizienter, ertragreicher Sorten und Lösungen für Bauern in der konventionellen und ökologischen Landwirtschaft auf Basis der klimatischen und geologischen Bedingungen vor Ort.
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