Finden statt Suchen
IM-Strategie von Hubtex Maschinenbau GmbH & Co. KG: agil und dynamisch - wie das gesamte Unternehmen
DiALOG-Award Gewinner 2021
Johannes Heit, Leiter Finanz- und Rechnungswesen bei der Hubtex Maschinenbau GmbH & Co. KG
Veröffenlicht in: DiALOG - DAS MAGAZIN FÜR ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT | 2022
Die Ausgangssituation
Die Hubtex Maschinenbau GmbH & Co. KG aus Fulda wächst stetig. Ein Grund zur Freude. Den steigenden Ansprüchen an seine Geschäftsprozesse konnte das Unternehmen nur durch ein digitales Informationsmanagement (IM) begegnen. Der zunächst in der Finanzabteilung begonnene digitale Weg sollte zur Initialzündung für die kontinuierliche Optimierung der Prozessstrukturen des gesamten Unternehmens werden.
An allen Standorten von Hubtex greifen über 300 Anwendende auf jährlich ca. 300.000 Dokumente allein im Bereich der Eingangsbelege zu. Ziel war es also zunächst, das vorhandene SAP-System mit einer passgenauen Enterprise Content Management-Lösung (ECM) zu verknüpfen, um den Informationsaustausch sowie die Prozesse virtuell zusammenzufügen. Neue Funktionen waren gefragt: eine rechtskonforme Archivierung der Ein- und Ausgangsbelege im Zusammenspiel mit SAP, ein gesenkter Zeitaufwand für die Belegablage und -suche und der mobile Zugriff
auf Belege und Akten. Zeitersparnis und Flexibilität im Rechnungsmanagement standen im Fokus. Schon während der Einführungsphase stellte sich heraus, dass das Projekt nicht in der Finanzabteilung verharren sollte, sondern seinen Einsatz in sämtlichen Geschäftsbereichen von Hubtex finden würde: Agilität und Dynamik sind hier
die Stichworte.
Das Projekt
Mithilfe der Software ELO gelang es, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu errichten, das Aktenschränke und Papierberge von nun an überflüssig macht. Außerdem konnte die Lösung mit SAP – was jeher bei Hubtex zur Abwicklung verschiedener Geschäftsprozesse im Einsatz ist – verknüpft werden. Eingangsrechnungen lassen sich ab sofort in ELO archivieren, im elektronischen Workflow prüfen, kontieren und in SAP verbuchen. Dort sind die Rechnungen mit den entsprechenden Ausgangsbelegen und Prozessen rund um den Vorgang verknüpft. Mitgeltende Dokumente wie Lieferscheine, Zertifikate, E-Mails, Zeichnungen oder Reports werden entsprechend zugeordnet und verknüpft.
Vom IT-Partner unterstützt, konnten die Anfragen weiterer Unternehmensbereiche aufgegriffen, integriert und letztlich in ein ganzheitliches Informationsmanagement überführt werden. Es sind nicht nur einzelne Dokumente, sondern komplette Abläufe digitalisiert, was insbesondere die abteilungsübergreifende Arbeit erleichtert. Konkret umgesetzt wurde bislang u.a. das Rechnungseingangsmanagement, die rechtskonforme Archivierung der Ausgangsbelege aus SAP, Prüf- und Freigabeworkflows für Kundenaufträge, die Prüfung von Auftragsbestätigungen im Einkauf und die digitale Unterstützung der Kernprozesse, wie die Anbieterauswahl und Abbildung von Lieferantenakten, die Anlage von Projekt-Akten oder auch die Unterstützung der Versand- und Logistikprozesse. Eine Maschinenakte und die Materialdatenbank mit integrierten Zeichnungen unterstützten nicht nur Entwicklung und Produktion, sondern auch den Service. Dazu zählen auch Fotos, die Mitarbeitende mittels ELOconnect direkt uploaden können.
Die Aufzählung verdeutlicht die besondere Dynamik des Projektes: Das Vorhaben hat sich aus der Finanzabteilung heraus ins gesamte Unternehmen ausgedehnt. Während der Umsetzungsphase haben zahlreiche Mitarbeitende und Abteilungen sowohl den Wunsch nach weiteren digitalen Abläufen geäußert als auch ihr umfassendes Spezialwissen beigesteuert. Daraus entstand ein riesiger Projektbaum, dessen Äste sich durch das ganze Unternehmen verzweigen - von der Finanzabteilung über den Einkauf, Technik und Produktion bis hin zu Vertrieb und Service. Waren die analogen Abläufe wenig flexibel, blicken die Projektverantwortlichen nun zufrieden auf ein intelligentes Netz, welches letztendlich nicht nur mehr Abteilungen im Unternehmen berührt als ursprünglich geplant, sondern auch eine erhöhte Flexibilität – passend zu den Marktanforderungen – bietet.
"Die hohe Transparenz hält alle auf dem gleichen Wissensstand und wir können unsere Aufgaben schneller und effizienter erledigen."
Olaf Lenker, Leiter des Einkaufs und Prokurist bei Hubtex
Der Nutzen
Hubtex kann so steigenden Anforderungen souverän begegnen und die Geschäftsprozesse trotz wachsendem Auftragsaufkommen zügig abwickeln. Den Mitarbeitenden, die abteilungsübergreifend zusammenarbeiten, unterlaufen durch die transparente und übersichtliche Abbildung der Prozesse weniger Fehler, was sich auch in positiven KPI-Werten widerspiegelt. Die Arbeit steht ab sofort unter dem Motto „Finden statt Suchen“. Langatmige Prozesse werden durch effizientes Arbeiten abgelöst. Nicht nur der Arbeitsaufwand verringert sich, sondern auch die ursprünglich vorhandenen Papierberge. Dokumente verharren nun in virtuellen Aktenschränken, wodurch sich Ablagezeiten und Platzbedarf deutlich minimieren.
Durch die Digitalisierung ist es einfacher möglich, mobiles Arbeiten anzubieten. Die Mitarbeitenden können sogar per Smartphone oder Tablet auf sämtliche Daten und Dokumente zugreifen, sofern die Berechtigungen vorhanden sind. „Die hohe Transparenz hält alle auf dem gleichen Wissensstand und wir können unsere Aufgaben schneller und effizienter erledigen“, fasst Olaf Lenker, Leiter des Einkaufs und Prokurist bei Hubtex, zusammen.
Ausblick
Hubtex blickt auf ein erfolgreiches Projekt, das jedoch nicht als "abgeschlossen" gelten kann. Die Erfahrungen der letzten Monate werden nun genutzt, das Projekt stetig weiterzuentwickeln. Künftig soll das Potenzial, das im Kundenbeziehungsmanagement (CRM) steckt, weiter ausgebaut und eine direkte Schnittstelle zwischen dem Salesforce CRM und ELO erstellt werden. Weiter steht der Ausbau des Vertragsmanagements in den Startlöchern. Langfristig soll das bestehende ERP in SAP/HANA erneuert werden.
Hubtex ist der international führende Hersteller von spezialgefertigten Flurförderzeugen, Seitenstaplern und Sondergeräten für den Transport von langen, schweren und sperrigen Gütern. Ihr Einsatz dient dem Materialfluss und Warenumschlag bei engsten Gangverhältnissen von Produktions- und Handelsunternehmen. Umfassende Beratung, weltweiter Service und Innovationsstärke zeichnen Hubtex aus. So hat das 440 Mitarbeiter starke Unternehmen mit Hauptsitz in Fulda für jede Kundenanforderung die passende Lösung: von der Basisversion bis zur individuellen Spezialentwicklung. Dabei verliert das Traditionsunternehmen, welches 2021 40-jähriges Jubiläum feierte, nie den Blick in die Zukunft.
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